Est-ce que vous aussi vous sentez submergés. Dépassés. On en fait beaucoup, mais on se sent éparpillés.
Autour de moi, il y a des entreprises qui dépassent les 200 000, les 500 000, le million. Et un point commun revient : elles ont su mettre en place des process avant de recruter. Quand quelqu’un arrive chez eux, il comprend son job en quelques semaines. Et il le fait.
Alors avant de payer un coach ou une formation, je me suis posé une question simple : quelles ressources gratuites ou presque existent pour s’initier ? Des livres, des vidéos YouTube, pour comprendre comment ça marche et dans quel ordre mettre les choses.
Coté livre il y a Systemology de David Jenyns : il est pensé pour les petites structures et se concentre sur les 20 % de tâches qui font 80 % des résultats. Traction de Gino Wickman vient ensuite, pour aligner une petite équipe autour de quelques process clés.
Côté méthode : cartographie ta chaîne de valeur, filme tes tâches au lieu de les rédiger, garde une page par procédure, cadre tes freelances, puis prépare l’onboarding avant de recruter. Et choisis les chiffres qui diront si la personne tient ses engagements.
mettre en place des process quand on est deux
Ce qui fait tourner le business aujourd’hui, www.clay-makers-academy.com , c’est nous deux. Plus l’IA. On a un rendez-vous de planification chaque semaine, juste après le point sur les chiffres. Et un point chaque jour sur l’évolution.
Sur le papier, c’est cadré. Dans les faits, on se pose les mêmes questions que beaucoup d’entrepreneurs : à partir de quel chiffre d’affaires recruter ? Comment faire ? Comment structurer tout ça sans y passer des mois ?
Notre ressenti terrain, avec l’avancement de l’entreprise : les prochaines personnes à nous rejoindre seront un setter et un webmaster. Et on ne veut pas les recruter n’importe comment, puis les laisser livrés à eux-mêmes dans la boîte.
Avant même de lancer un processus de recrutement, il faut donc que le terrain soit prêt : des tâches décrites, des responsabilités claires, un accueil préparé.
Problème : on repousse le moment de mettre en place des process
Le problème, c’est qu’on a tout dans la tête. Et surtout, on ne sait plus où on range les choses. Des notes de tous les côtés, des Google Docs partout, des tableaux Excel partout. À la fin, on ne sait pas comment centraliser l’information.
Résultat : il arrive qu’on répète les mêmes choses d’un rendez-vous à l’autre. Le même sujet revient sur la table à plusieurs reprises. Parfois dix fois en l’espace d’un mois.
Il y a aussi un problème plus profond. À deux, l’un de nous est plus à l’aise que l’autre sur certaines tâches, et ça crée des frictions. Le constat que j’ai fait, c’est que le vrai sujet en amont, c’est la responsabilité : laisser la place à la personne qui dirige l’entreprise. Et j’en suis 100 % responsable, moi aussi.
Ce sont des points de friction typiques. Une tâche qui attend toujours la même personne, c’est un goulot d’étranglement. Une décision que personne ne prend, c’est un rôle mal défini. Un process écrit rend ces blocages visibles.
Rester sans process, c’est tolérer les frictions et accepter de ne pas augmenter ses résultats. Mais l’excès inverse existe : l’usine à gaz, le manuel de 200 pages que personne ne lit. Il faut trouver le juste milieu.
Analyse : par où commencer pour mettre en place des process
Si ce n’est pas clair pour nous, ce sera encore moins clair pour eux. C’est la phrase qui a tout déclenché. Avant de recruter, il faut que le job existe noir sur blanc.
Concrètement, l’objectif est simple. Des process écrits dans Google Docs, des vidéos, et une phase d’onboarding. La personne qui arrive doit savoir en moins d’une semaine quel travail elle a à faire. Ensuite, on l’accompagne pour s’assurer des bons résultats.
Pour savoir si les résultats sont là, il faut choisir les chiffres déterminants. Ce sont eux qui disent si la personne tient ses engagements. C’est exactement le rôle des indicateurs de performance d’une entreprise : piloter aux chiffres plutôt qu’aux sensations.
Pour ne pas tout faire d’un coup, commence par ta chaîne de valeur. Quatre blocs : attirer (trafic, leads), convertir (vente, inscription), délivrer (le produit ou le service, souvent avec les freelances) et facturer (encaissement, suivi client). Documente d’abord ce qui fait tourner le business au quotidien.
Les 4 éléments à définir pour mettre en place des process
Un process, c’est une suite d’étapes qui transforme un élément d’entrée en un résultat constant et prévisible. Pour chaque tâche répétitive, pose-toi quatre questions :
- L’entrée : de quoi a-t-on besoin pour démarrer ? Un email client, une commande, une inscription.
- Les étapes : quelles actions, dans quel ordre, et par qui ?
- La sortie : quel est le résultat attendu et validé ? Une facture envoyée, un article en brouillon.
- Les rôles : qui fait, qui valide, qui est responsable ? Le responsable, c’est le pilote du process, le « process owner ».
Chez nous, c’est justement la question des rôles qui crée les frictions. La poser par écrit, process par process, évite qu’elle revienne dix fois en réunion.
Cartographier par famille pour mettre en place des process utiles
La cartographie des processus classe tes process en trois familles. Les process de réalisation font le cœur du business : vendre, délivrer, facturer. Les process de support les rendent possibles : outils, administratif, recrutement. Les process de pilotage orientent l’ensemble : planification, suivi des chiffres, décisions.
Ne cherche pas à tout modéliser en même temps. Repère les tâches qui causent le plus de pertes de temps, d’erreurs ou de répétitions, et choisis-en deux ou trois prioritaires.
Schématiser avant de mettre en place des process écrits
Un schéma se lit plus vite qu’un texte. Le logigramme (ou flowchart) montre l’enchaînement des étapes et des décisions. La notation BPMN standardise les symboles, ce qui permet à un coach ou à un collaborateur de lire ton process sans explication.
La méthode SIPOC aide à cadrer avant de dessiner : fournisseurs, entrées, process, sorties, clients. Côté outils, Miro, Lucidchart, Whimsical ou Draw.io font très bien le travail.
Solution : 10 livres pour mettre en place des process
Selon moi, commencer par des livres pour avoir une vue d’ensemble, c’est une bonne chose. On apprend beaucoup à travers un livre.
Pour mettre en place des process vite dans une petite structure
1. Systemology, David Jenyns. Le plus adapté à un business en ligne de quelques personnes. Il explique comment documenter tes process sans y passer des années, en te concentrant sur les 20 % de tâches qui font 80 % des résultats, et comment les faire adopter par l’équipe.
2. Traction, Gino Wickman. Il présente le système EOS. Un de ses piliers : identifier les 6 à 9 process clés de l’entreprise, les documenter simplement, en 2 ou 3 pages maximum chacun, et s’assurer que tout le monde les suit.
3. Le Mythe de l’entrepreneur, Michael E. Gerber. Le classique sur la différence entre travailler dans son entreprise et travailler sur son entreprise. Le point de départ de beaucoup d’auteurs sur les systèmes.
Source et sélection par gémini, plus qu’a les lire ^^
Pour structurer et mettre en place des process durables
4. Fundamentals of Business Process Management, Dumas, La Rosa, Mendling, Reijers. La référence académique. Elle couvre tout le cycle de vie d’un process : identification, découverte, analyse, reconception, mise en œuvre, surveillance. Plus technique, en anglais.
5. Le management lean, Michael Ballé et Godefroy Beauvallet. Un classique en français. Les standards de travail n’y servent pas à figer l’entreprise, mais à permettre à l’équipe de s’améliorer en continu.
6. Work the System, Sam Carpenter. Une façon de voir l’entreprise comme un ensemble de systèmes à documenter et à améliorer un par un.
7. Clockwork, Mike Michalowicz. Pour organiser l’entreprise de façon qu’elle tourne sans que le fondateur soit sur chaque tâche.
Idem, source et selection par gémini
Pour recruter, intégrer et mettre en place des process d’onboarding
8. Who, Geoff Smart et Randy Street. Une méthode structurée pour recruter, au lieu de recruter au feeling.
9. Disney U, Doug Lipp. Comment Disney forme et intègre ses employés. Utile pour penser l’onboarding de tes futurs collaborateurs.
10. The Checklist Manifesto, Atul Gawande. Sur la force d’une simple checklist pour éviter les erreurs, même chez des experts.
Solution : 10 vidéos YouTube pour mettre en place des process
Les livres donnent la vue d’ensemble, les vidéos montrent l’application. Je vais regarder chacune de ces vidéos et j’ajouterai mon résumé sous chacune d’elles.
Mettre en place des process : les méthodes en français
1. Everlaab, « 4 étapes simples pour créer des systèmes dans votre entreprise ». Pour que l’entreprise tourne même en ton absence ou en l’absence d’un collaborateur.
2. Everlaab, « 4 étapes pour rédiger vos SOP ». Les SOP, ou procédures opérationnelles standard, sont les fiches qui permettent de déléguer sans perdre en qualité.
3. shidoverse, « Les 4 étapes clés pour créer des process efficaces dans votre entreprise ». Le fil rouge : la croissance passe par la délégation, à condition de ne pas baisser la qualité.
4. Fundamenta Consulting, « Comment créer des process ? Le process pour créer des process 2.0 ». Une méthode pour créer ses process sans y laisser des semaines.
Mettre en place des process pour déléguer
5. Une vidéo m’a particulièrement aidé : Tommy Milhau et Alexandre Dambielle partage dans cette vidéo, les étapes à franchir avant de déléguer le vente des offres. J’y ai trouvé les différentes étapes définies selon le chiffre d’affaires.
Une masterclass qui apporte vraiment beaucoup
6. David Jenyns, « 7 Steps to Systemize Your Business ». L’auteur de Systemology présente sa méthode en 7 étapes. En anglais, mais c’est la source directe du livre n°1.
Mettre en place des process de recrutement
7. « Embaucher son premier salarié : les étapes à suivre pour éviter les erreurs ». Pour la petite structure qui recrute pour la première fois.
8. « Formation au processus de recrutement ». 23 minutes sur le processus de recrutement, de la description du besoin jusqu’à la sélection.
Mettre en place des process d’onboarding salarié
9. « Intégrer une nouvelle recrue : les 5 étapes de l’onboarding ». Les étapes clés pour réussir l’onboarding salarié, parce que recruter ne suffit pas.
10. France Travail, « Le Mail Pro : réussir l’intégration d’un nouveau salarié ». Un résumé des étapes de l’accueil et de l’intégration, par le service public de l’emploi.
Action : mettre en place des process en 5 étapes
Voici le plan que je suis grâce à cet article. Lire un premier livre. Regarder les vidéos. Puis appliquer les actions qui ressortent des résumés, des livres et des vidéos. Je mettrai à jour cette section au fil de l’application.
1. Cartographier ta chaîne de valeur avant de mettre en place des process
Attirer, convertir, délivrer, facturer. Un schéma suffit. J’explique comment je le fais dans créer un workflow avec Miro.
2. Filmer tes tâches pour mettre en place des process sans rédiger
Dès que tu fais une tâche répétitive, enregistre ton écran avec Loom et commente à voix haute. Ensuite, un freelance ou un assistant transforme la vidéo en procédure écrite. Phrases courtes, voix active, listes numérotées.
3. Une page par procédure pour mettre en place des process lisibles
Un titre clair, le lien vers la vidéo, une checklist courte, et le critère de réussite : « le travail est réussi quand… ». Le tout centralisé à un seul endroit, fini les Google Docs dispersés.
C’est ton modèle de fiche de procédure. Voici un modèle fiche de procédure exemple, à copier pour chaque tâche :
- Titre : Créer le brouillon d’un article de blog.
- Entrée : le fichier de notes de l’article.
- Vidéo : lien vers la démonstration Loom.
- Checklist : valider titre et meta, rédiger, insérer les liens internes, créer le brouillon.
- Responsable : qui exécute, qui valide.
- Critère de réussite : le brouillon est prêt à relire, sans correction déjà demandée.
Avant de valider une fiche, fais-la tester par quelqu’un qui ne fait jamais cette tâche. S’il bloque, il manque une information.
4. Cadrer tes freelances pour mettre en place des process
Un modèle de brief obligatoire pour chaque mission. Et une procédure de contrôle qualité avant toute livraison ou publication.
5. Préparer l’onboarding : mettre en place des process avant de recruter
Avec les vidéos et les checklists, la formation de ta future recrue est semi-automatisée. Elle consulte la base en autonomie, cherche les réponses à ses questions, et quand elle ne trouve pas, elle demande à l’équipe ou au responsable.
Ta procédure d’intégration d’un nouveau salarié peut suivre le parcours que recommandent les méthodes de formation aux process : s’immerger dans la documentation, observer, puis pratiquer. Et pour un freelance, cette procédure intégration nouveau salarié s’adapte en quelques lignes.
Voici la check list pour l’intégration d’un nouveau salarié que je prévois pour nos futures recrues :
- Jour 1 : procédure d’accueil d’un nouveau salarié, accès aux outils et à la base de connaissances (Notion, Google Drive).
- Semaine 1 : lecture des fiches et des vidéos, puis « shadowing » : suivre un membre de l’équipe pendant qu’il exécute ses tâches.
- Un référent : un parrain qui répond aux questions et explique les exceptions du terrain.
- Première tâche : une tâche simple, sous supervision, en suivant la checklist.
- Après quelques semaines : un retour d’expérience avec le responsable pour corriger les incompréhensions et améliorer les fiches.
Une procédure d’accueil et d’intégration des nouveaux salariés écrite, c’est un parcours d’intégration nouveau salarié qui ne dépend plus de ta disponibilité du jour. Et c’est là que les chiffres déterminants prennent le relais pour suivre la montée en compétence.
Cette base de formation sert aussi à celui qui a écrit le process : il peut l’améliorer pour monter ses résultats et ses performances. C’est la même logique que mon process de rédaction d’article.
Conclusion : prochaine étape pour mettre en place des process
Concrètement, la prochaine étape, c’est se lancer. Reprendre les brouillons déjà faits. L’avantage avec Claude, c’est qu’il peut répertorier tous les éléments en production et mettre les choses au clair et à jour.
Avec Claude programmé en coworker, on peut avoir un assistant relié à un dossier Drive synchronisé avec les process établis. Avec un contrôle chaque semaine, il sert de garde-fou : il nous rappelle quand on sort du process.
Et pour tenir dans la durée, petit à petit, c’est le principe de L’effet cumulé de Darren Hardy.
À toi maintenant. Partage ton ressenti sur la mise en place de process. Dis-moi à partir de quand tu as eu des process dans ta boîte, et quels sont les trois conseils ou astuces qui t’ont changé la vie. Réponds en commentaire.